Πολιτική εσωτερικών αναφορών & καταγγελιών

1.  ΕΙΣΑΓΩΓΗ– ΣΚΟΠΟΣ

Η διοίκηση της Εταιρείας με την επωνυμία «OCEANIC SECURITY ΙΔΙΩΤΙΚΗ ΕΠΙΧΕΙΡΗΣΗ ΠΑΡΟΧΗΣ ΥΠΗΡΕΣΙΩΝ ΑΣΦΑΛΕΙΑΣ ΑΝΩΝΥΜΗ ΕΤΑΙΡΕΙΑ» και τον διακριτικό τίτλο «OCEANIC SECURITY AE.» (εφεξής για λόγους συντομίας καλουμένη και ως «Εταιρεία») έχει προβεί στην κατάρτιση της παρούσας Πολιτικής και Διαχείρισης Αναφορών – Whistleblowing Policy- προς συμμόρφωση προς το Ν. 4990/2022 και εν γένει της σχετικής ισχύουσας νομοθεσίας, έχοντας ως σκοπό την διασφάλιση της απρόσκοπτης, εύρυθμης, ομαλής και σύννομης λειτουργίας της. Σκοπός του παρόντος είναι η διασφάλιση ενός ολοκληρωμένου πλαισίου προστασίας των προσώπων που αναφέρουν παραβιάσεις του ενωσιακού δικαίου και η ενσωμάτωση της Οδηγίας (ΕΕ) 2019/1937 του Ευρωπαϊκού Κοινοβουλίου και του Συμβουλίου, της 23ης Οκτωβρίου 2019, σχετικά με την προστασία των προσώπων που αναφέρουν παραβιάσεις του δικαίου της Ένωσης (L 305).

Η Εταιρεία επιδιώκει την μέγιστη δυνατή επιχειρηματική αποδοτικότητα, λειτουργώντας πάντα με διαφάνεια, ακεραιότητα, σύμφωνα με τα υψηλότερα πρότυπα εταιρικής διακυβέρνησης και ηθικής και εφαρμόζοντας πολιτική μηδενικής ανοχής κατά της διαφθοράς. Η Εταιρεία ενθαρρύνει τα στελέχη, τους εργαζομένους της και τους συνεργάτες της να γνωστοποιούν άμεσα κάθε πράξη ή συμπεριφορά που έρχεται σε σύγκρουση με τις προβλέψεις του νόμου και της επιχειρηματικής δεοντολογίας.

Διά της παρούσας Πολιτικής η Εταιρεία επιδιώκει να διαμορφώσει έναν ασφαλή και αξιόπιστο μηχανισμό, ο οποίος αφενός αποτυπώνει την μηδενική ανοχή της Εταιρείας σε αθέμιτες πρακτικές, παρατυπίες και παραβιάσεις της κείμενης νομοθεσίας και αφετέρου ενθαρρύνει  και παροτρύνει προσωπικό, συνεργάτη και επιχειρηματικό εταίρο να αναλάβει πρωτοβουλία και να αναφέρει καλόπιστα κάθε πληροφορία για την ενδεχόμενη ύπαρξη δυσλειτουργικών/σοβαρών παρατυπιών/ παραβιάσεων νομοθεσίας που υποπίπτουν στην αντίληψή του κατά την άσκηση των καθηκόντων του, εντός πάντα ενός περιβάλλοντος ασφάλειας, αντικειμενικότητας και εμπιστευτικότητας, όπου θα παράσχεται η μέγιστη προστασία, προκειμένου να μην υπάρχουν φαινόμενα αντιποίνων.

Η Εταιρεία επιθυμεί όλοι οι εργαζόμενοι και συνεργάτες της να γνωρίζουν ότι μπορούν να υποβάλλουν αναφορές, να παρέχουν πληροφορίες σχετικά με τυχόν ανησυχίες ή υπόνοιες που έχουν, χωρίς να συντρέχει κίνδυνος αντιποίνων. Η Εταιρεία σε πλήρη συμμόρφωση με το Ν. 4990/ 2022 («Προστασία προσώπων που αναφέρουν παραβιάσεις ενωσιακού δικαίου») παραλαμβάνει επώνυμες ή ανώνυμες αναφορές/ καταγγελίες στελεχών/εργαζομένων/συνεργατών, διασφαλίζει την εμπιστευτικότητα κάθε υποβληθείσας αναφοράς και διεξάγει έρευνα προκειμένου να ελεγχθεί η βασιμότητα της κάθε αναφοράς.

Η Εταιρεία εγγυάται την εμπιστευτικότητα των στοιχείων των προσώπων που προβαίνουν στην υποβολή αναφορών, αλλά και των προσώπων κατά των οποίων υποβάλλεται κάποια αναφορά σε σχέση με την εμπλοκή τους σε αξιόποινες πράξεις ή παραβάσεις. Μέσω της παρούσας Πολιτικής η Εταιρεία αποσκοπεί στο να ενημερώσει όσους σκοπεύουν να προβούν σε αναφορά, ότι έχουν δικαίωμα να πράξουν αυτό διατηρώντας την ανωνυμία τους και ότι η Εταιρεία διασφαλίζει ότι δεν θα υποστούν κανένα είδος αντιποίνων εξαιτίας της υποβληθείσας αναφοράς.

Ο μηχανισμός αυτός διέπεται από τις αρχές της λογοδοσίας, της διαφάνειας, της κοινωνικής εταιρικής ευθύνης και της προστασίας του δημόσιου συμφέροντος. Η παρούσα Πολιτική έχει εγκριθεί από το Διοικητικό Συμβούλιο της Εταιρείας.

2.ΟΡΙΣΜΟΙ ΕΝΝΟΙΩΝ:

Για τους σκοπούς της παρούσας Πολιτικής, ισχύουν οι ακόλουθοι ορισμοί:

1. «Αναφορά»: η προφορική ή γραπτή ή μέσω ηλεκτρονικής πλατφόρμας παροχή πληροφοριών σχετικά με παραβιάσεις του παρόντος.

α) «Εσωτερική αναφορά»: η προφορική ή γραπτή ή μέσω ηλεκτρονικής πλατφόρμας παροχή πληροφοριών σχετικά με παραβιάσεις προς τον Υπεύθυνο Παραλαβής και Παρακολούθησης Αναφορών (Υ.Π.Π.Α.) μιας νομικής οντότητας του δημοσίου ή του ιδιωτικού τομέα.

β) «Εξωτερική αναφορά»: η προφορική ή γραπτή ή μέσω ηλεκτρονικής πλατφόρμας παροχή πληροφοριών σχετικά με παραβιάσεις στην Εθνική Αρχή Διαφάνειας (Ε.Α.Δ.).

2. «Αναφερόμενος»: φυσικό ή νομικό πρόσωπο, το οποίο κατονομάζεται στην εσωτερική ή εξωτερική αναφορά ή στη δημόσια αποκάλυψη ως πρόσωπο στο οποίο αποδίδεται η παραβίαση ή που σχετίζεται με το πρόσωπο στο οποίο αποδίδεται η παραβίαση που εμπίπτει στο πεδίο εφαρμογής του παρόντος.
3. «Αναφέρων»: το φυσικό πρόσωπο, που προβαίνει σε εσωτερική ή εξωτερική αναφορά ή σε δημόσια αποκάλυψη, παρέχοντας πληροφορίες σχετικά με παραβιάσεις, τις οποίες απέκτησε στο πλαίσιο των εργασιακών δραστηριοτήτων του.
4. «Αντίποινα»: οποιαδήποτε άμεση ή έμμεση πράξη ή παράλειψη, η οποία συμβαίνει εντός του εργασιακού πλαισίου, προκαλεί ή ενδέχεται να προκαλέσει αδικαιολόγητη ζημία στον αναφέροντα, ή να τον θέσει σε μειονεκτική θέση, και συνδέεται με εσωτερική ή εξωτερική αναφορά ή δημόσια αποκάλυψη.
5. «Βάσιμοι λόγοι»: η δικαιολογημένη πεποίθηση προσώπου, με παρόμοιες γνώσεις, εκπαίδευση και εμπειρία με τον αναφέροντα, ότι οι πληροφορίες που διαθέτει είναι αληθείς και συνιστούν παραβίαση του ενωσιακού δικαίου, που εμπίπτει στο πεδίο εφαρμογής του παρόντος.
6. «Δημόσια αποκάλυψη»: η απευθείας διάθεση πληροφοριών στο κοινό σχετικά με παραβιάσεις.
7. «Διαμεσολαβητής»: φυσικό πρόσωπο που βοηθά τον αναφέροντα στη διαδικασία αναφοράς εντός του εργασιακού πλαισίου, η συνδρομή του οποίου πρέπει να είναι εμπιστευτική.
8. «Ενέργειες παρακολούθησης»: οποιαδήποτε πράξη διενεργεί ο αποδέκτης αναφοράς ή οποιαδήποτε αρχή ή φορέας, στους οποίους παραπέμπεται η αναφορά λόγω αρμοδιότητας, με σκοπό την αξιολόγηση της ακρίβειας των ισχυρισμών που περιλαμβάνονται στην αναφορά και την αντιμετώπιση της αναφερόμενης παραβίασης, όπως εσωτερική διερεύνηση, έρευνα, δίωξη, αγωγή για ανάκτηση κονδυλίων ή περάτωση της διαδικασίας.
9. «Ενημέρωση»: η παροχή ενημέρωσης στους αναφέροντες για τα μέτρα που προβλέπεται να ληφθούν ή έχουν ληφθεί στο πλαίσιο της παρακολούθησης και για τους λόγους αυτής.
10. «Εργασιακό πλαίσιο»: τρέχουσες, παλαιότερες ή προσδοκώμενες εργασιακές δραστηριότητες στον δημόσιο ή ιδιωτικό τομέα, ανεξαρτήτως της φύσης των εν λόγω δραστηριοτήτων, μέσω των οποίων τα πρόσωπα αποκτούν πληροφορίες σχετικά με παραβιάσεις και στο πλαίσιο των οποίων τα εν λόγω πρόσωπα υπάρχει πιθανότητα να υποστούν αντίποινα αν τις αναφέρουν.
11. «Παραβιάσεις»: πράξεις ή παραλείψεις που είναι παράνομες κατά το ενωσιακό δίκαιο ή αντιβαίνουν στο αντικείμενο ή στον σκοπό των κανόνων ενωσιακού δικαίου που εμπίπτουν στο καθ’ ύλην πεδίο εφαρμογής του παρόντος.
12. «Πληροφορίες σχετικά με παραβιάσεις»: πληροφορίες, συμπεριλαμβανομένων εύλογων υπονοιών, σχετικά με παραβιάσεις, οι οποίες έχουν διαπραχθεί ή είναι πολύ πιθανόν να διαπραχθούν στον οργανισμό στον οποίο εργάζεται, έχει εργαστεί ή πρόκειται να εργαστεί ή βρίσκεται σε διαπραγματεύσεις για να εργαστεί ο αναφέρων ή σε άλλους φορείς με τους οποίους ο αναφέρων είχε επαφή μέσω της εργασίας του ή επ’ ευκαιρία αυτής, καθώς και πληροφορίες σχετικά με απόπειρες απόκρυψης παραβιάσεων.
13. «Φορείς δημόσιου τομέα»: οι φορείς της Γενικής Κυβέρνησης που προβλέπονται στην περ. α) της παρ. 1 του άρθρου 14 του ν. 4270/2014 (Α’ 143), τα εκτός αυτής νομικά πρόσωπα δημοσίου δικαίου, οι εκτός αυτής δημόσιες επιχειρήσεις και οργανισμοί του Κεφαλαίου Α’ του ν. 3429/2005 (Α’ 314), καθώς και τα όργανα και οι οργανισμοί της Ευρωπαϊκής Ένωσης.
14. «Φορείς ιδιωτικού τομέα»: οι φορείς που δεν ανήκουν στο δημόσιο τομέα, όπως ορίζονται στην περ. 13, ανεξάρτητα από τη νομική τους μορφή.
15. «Κανάλια αναφορών» : οι δίαυλοι μέσω των οποίων υποβάλλονται οι αναφορές και περιλαμβάνουν τις μεθόδους, τους τρόπους και τα μέσα που μπορεί να χρησιμοποιήσει ο αναφέρων για την υποβολή της αναφοράς καθώς και το ή τα άτομα στα οποία μπορεί να απευθυνθεί.
16. «Υπεύθυνος Παραλαβής και Παρακολούθησης Αναφορών (ΥΠΠΑ)»: είναι το αρμόδιο πρόσωπο για την παραλαβή, διαχείριση, διερεύνηση και παρακολούθηση της αναφοράς.
17. 17. «Επιτροπή Διαχείρισης Αναφοράς» (ΕΔΑ) είναι ad hoc επιτροπή, η οποία αναλαμβάνει κάθε φορά τη διαχείριση και διερεύνηση της αναφοράς.

18. «Απαράδεκτη»: είναι η αναφορά που αναφέρεται σε παραβίαση που δεν εμπίπτει στο πεδίο της παρούσας Πολιτικής.

19. «Καλή Πίστη» : είναι η κατάσταση, η οποία δημιουργεί στον καλοπροαίρετο Αναφέροντα την εύλογη πεποίθηση πως οι πληροφορίες που περιέχει στην αναφορά του είναι αληθείς, εδράζονται σε εύλογα γεγονότα ή/ και περιστάσεις και του επιτρέπουν ευλόγως να θεωρήσει την αναφορά του επαρκώς τεκμηριωμένη.

3. «Απόρρητο/ Εμπιστευτικότητα της ταυτότητας του Αναφέροντος»: στην περίπτωση που αναφορά είναι επώνυμη, η ταυτότητα του αναφέροντος κρατείται μυστική από τον ΥΠΠΑ και κοινοποιείται μόνο υπό τις προϋποθέσεις που θέτει ο νόμος.

    

   3. ΑΝΤΙΚΕΙΜΕΝΟ ΑΝΑΦΟΡΩΝ

Αντικείμενο αναφορών αποτελούν ιδίως οι περιπτώσεις του άρθρου. 4 του Ν. 4990/2022 και το Μέρος Ι του Παραρτήματος ( περιπτώσεις Α έως και Γ) αλλά και άλλες περιπτώσεις που στοχεύουν στην προστασία των δικαιωμάτων των εργαζομένων και τρίτων αλλά και των εννόμων συμφερόντων της Εταιρείας ( περιπτώσεις Δ έως και Στ):

Α) παραβιάσεις ενωσιακού δικαίου, κατά τα ειδικότερα οριζόμενα στο Μέρος Ι του Παραρτήματος, στους τομείς: αα)των δημόσιων συμβάσεων, αβ)των χρηματοπιστωτικών υπηρεσιών, προϊόντων και αγορών, καθώς και της πρόληψης της νομιμοποίησης εσόδων από παράνομες δραστηριότητες και της χρηματοδότησης της τρομοκρατίας, αγ)της ασφάλειας και της συμμόρφωσης των προϊόντων, αδ)της ασφάλειας των μεταφορών,αε) της προστασίας του περιβάλλοντος, αστ)της προστασίας από την ακτινοβολία και της πυρηνικής ασφάλειας, αζ)της ασφάλειας των τροφίμων και των ζωοτροφών, καθώς και της υγείας και της καλής μεταχείρισης των ζώων, αη)της δημόσιας υγείας, αθ)της προστασίας των καταναλωτών, αι)της προστασίας της ιδιωτικής ζωής και των δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα, καθώς και της ασφάλειας των συστημάτων δικτύου και πληροφοριών,

Β) παραβιάσεις που θίγουν τα οικονομικά συμφέροντα της Ένωσης του άρθρου 325 της Συνθήκης για τη Λειτουργία της Ευρωπαϊκής Ένωσης (Σ.Λ.Ε.Ε.) και τα ειδικότερα οριζόμενα στα σχετικά ενωσιακά μέτρα, ήτοι πράξεις που αφορούν απάτη ή οιαδήποτε  άλλη παράνομη δραστηριότητα κατά των οικονομικών συμφερόντων της Ένωσης.

Γ) παραβιάσεις που σχετίζονται με την εσωτερική αγορά, όπως αναφέρεται στην παρ. 2 του άρθρου 26 της Σ.Λ.Ε.Ε., συμπεριλαμβανομένων των παραβιάσεων των κανόνων της Ένωσης περί ανταγωνισμού και κρατικών ενισχύσεων, καθώς και παραβιάσεων που αφορούν στην εσωτερική αγορά σχετικά με πράξεις που παραβαίνουν τους κανόνες για τη φορολογία των εταιρειών ή διακανονισμούς, σκοπός των οποίων είναι η διασφάλιση φορολογικού πλεονεκτήματος που ματαιώνει το αντικείμενο ή τον σκοπό της εφαρμοστέας νομοθεσίας περί φορολογίας εταιρειών.

Δ) πράξεις που ενέχουν στοιχεία κλοπής, υπεξαίρεσης, κατάχρησης εταιρικών πόρων, απάτης, πλαστογραφίας ή διαφθοράς,

Ε) πράξεις που πλήττουν τον σκοπό και τη φήμη της Εταιρείας ή προσβάλλουν τους κανόνες ηθικής και δεοντολογίας της, όπως τυχόν αυτές που αποτυπώνονται στους οικείους κώδικες.

Στ) πράξεις που έρχονται σε σύγκρουση με τα έννομα συμφέροντα της Εταιρείας και σοβαρές παραβάσεις των πολιτικών και των διαδικασιών της.

ΒΑΣΙΚΕΣ ΑΡΧΕΣ ΤΗΣ ΠΑΡΟΥΣΑΣ ΠΟΛΙΤΙΚΗΣ

Α.ΑΝΩΝΥΜΙΑ: Η προστασία της ανωνυμίας και της εμπιστευτικότητας των προσωπικών δεδομένων κάθε αναφέροντος, είναι βασική αρχή της παρούσας Πολιτικής. Μέσω της προστασίας της ανωνυμίας και της εμπιστευτικότητας επιδιώκεται η δημιουργία ενός περιβάλλοντος εμπιστοσύνης και ασφάλειας, προκειμένου να ενθαρρύνονται τα άτομα να υποβάλλουν καλόπιστα και με συνεργατικό και συνεταιρικό πνεύμα τις αναφορές τους για παράνομες πράξεις ή σοβαρά αδικήματα. Είναι σημαντικό όμως να διευκρινιστεί ότι η αποκάλυψη της ταυτότητας του αναφέροντος μπορεί να καταστεί υποχρεωτική, ιδίως κατά τη διερεύνηση της υπόθεσης από τις αρμόδιες δημόσιες και εισαγγελικές αρχές, σε συμμόρφωση με το ευρωπαϊκό ή εθνικό δίκαιο, καθώς και κατά τις διοικητικές ή δικαστικές διαδικασίες και έρευνες. Η υποχρέωση αποκάλυψης της ταυτότητας μπορεί να προκύψει είτε για την εξυπηρέτηση των σκοπών του Ν. 4990/2022 είτε για τη διασφάλιση των υπερασπιστικών δικαιωμάτων του προσώπου, σε βάρος του οποίου γίνεται η αναφορά/καταγγελία. Σε περίπτωση που απαιτηθεί η αποκάλυψη του προσώπου του αναφέροντος προηγείται ειδική έγγραφη ενημέρωση του αναφέροντος σχετικά με τους λόγους αποκάλυψης της ταυτότητάς του και των εμπιστευτικών στοιχείων, εκτός εάν αυτό απαγορεύεται ή υπονομεύει τις έρευνες ή τις δικαστικές διαδικασίες.

Β. ΔΙΑΦΑΝΕΙΑ: Η υποβολή αναφορών έχει ως στόχο την ενίσχυση της διαφάνειας στις εταιρικές δραστηριότητες, καθώς και την ενδυνάμωση της συμμόρφωσης με τους κανονισμούς της Εταιρείας.

Γ. ΑΝΙΔΙΟΤΕΛΕΙΑ: Λόγω της βασικής φιλοσοφίας της ενδοεταιρικής διαδικασίας αυτο-ελέγχου και της προστασίας της ανωνυμίας του αναφέροντος, καμία αναφορά δεν επιτρέπεται να μπορεί να επιφέρει στον αναφέροντα ηθικά ή υλικά ανταλλάγματα ή άλλες προνομιακές ή θετικές διακρίσεις. Δεν επιτρέπεται η προσφορά ηθικών ή υλικών ανταλλαγμάτων, αμοιβών, προνομίων, ή θετικών διακρίσεων, όπως προαγωγές, ευνοϊκή μεταχείριση, κλπ. σε αντάλλαγμα για μια αναφορά.Παρόλα αυτά, αυτή η αρχή μπορεί να εξαιρεθεί μόνο εάν η αναφορά αφορά ένα σημαντικό ζήτημα για την εταιρική ζωή που δεν θα μπορούσε να αποκαλυφθεί διαφορετικά. Στην περίπτωση αυτή, η απονομή ηθικής διάκρισης στον αναφέροντα πρέπει να γίνεται μόνο με τη γραπτή αίτηση του τελευταίου, μετά από σχετική θετική εισήγηση του Υπεύθυνου Παραλαβής και Παρακολούθησης Αναφορών (ΥΠΠΑ) και απόφαση του Διοικητικού Συμβουλίου (ΔΣ) της Εταιρείας.

Δ.ΙΣΟΤΙΜΙΑ: Κάθε αναφορά, ανεξαρτήτως προέλευσης ή καταγγελλόμενης πράξης, υπόκειται σε ισότιμη εξέταση από τον ΥΠΠΑ και τη Διοίκηση της Εταιρείας. Ανεξαρτήτως προέλευσης ή καταγγελλόμενης πράξης, η πιθανή κατάταξή τους σε δεύτερο στάδιο διαμορφώνεται με βάση ποικίλα κριτήρια. Τα κριτήρια αυτά περιλαμβάνουν τη βαρύτητα της πράξης, ιδίως εάν αυτή έχει μεγάλη ποινική απαξία, τη σοβαρή προσβολή ατομικών δικαιωμάτων, την επίδραση στην εταιρική φήμη και οικονομική προστασία της Εταιρείας, καθώς και τα άμεσα ασφαλιστικά μέτρα που πιθανόν πρέπει να ληφθούν.

Ε. ΕΠΙΕΙΚΙΑ: Σε περίπτωση που ο αναφέρων συμμετείχε στο γεγονός και φέρει μέρος της ευθύνης, δεν απαλλάσσεται από τις συνέπειες και ευθύνες του. Ωστόσο, η αναφορά και η συνεισφορά του στον εντοπισμό και τη διερεύνηση των παράνομων πράξεων θα ληφθεί υπόψη προς όφελός του. Αυτό θα ερμηνευτεί ως πραγματική προσπάθεια επανόρθωσης, ιδίως όσον αφορά στις αξιώσεις της Εταιρείας κατά των υπευθύνων και στη δικαστική στάση της Εταιρείας.

Στ. ΠΡΟΣΤΑΣΙΑ: Ο αναφέρων καλής πίστης δεν υφίσταται αντίποινα, ανεξάρτητα από την βασιμότητα ή την έκβαση της αναφοράς του και προστατεύεται από τυχόν αντιδράσεις των καταγγελομένων προσώπων. Στην περίπτωση όμως που ο αναφέρων ενεργήσει με κακόβουλο τρόπο, προκαλέσει ζημία ή θα μπορούσε να προκαλέσει παράνομα και υπαιτίως ζημιά στα δικαιώματα των αδίκως καταγγελομένων ή τρίτων προσώπων, τα δικαιώματα αυτών των τελευταίων προστατεύονται.

ΥΠΕΥΘΥΝΟΣ ΠΑΡΑΛΑΒΗΣ & ΠΑΡΑΚΟΛΟΥΘΗΣΗΣ ΑΝΑΦΟΡΩΝ ( Υ.Π.Π.Α.)

Ο Υπεύθυνος Παραλαβής και Παρακολούθησης Αναφορών (ΥΠΠΑ) είναι ο αρμόδιος να παραλαμβάνει όλες τις αναφορές και στη συνέχεια να ενημερώνει την Επιτροπή Διαχείρισης Αναφορών σχετικά με τις προς εξέταση αναφορές.  Η ιδιότητα του μέλους του Δ.Σ. ή του νομικού συμβούλου της Εταιρείας δεν αποτελεί ασυμβίβαστο για την θέση του ΥΠΠΑ.

Ο ΥΠΠΑ ασκεί τα καθήκοντά του με ακεραιότητα, αντικειμενικότητα, αμεροληψία, διαφάνεια και κοινωνική υπευθυνότητα, σεβόμενος τους κανόνες εχεμύθειας και εμπιστευτικότητας για θέματα για τα οποία λαμβάνει γνώση κατά την άσκηση των καθηκόντων του. Υποχρεούται να απέχει από τη διαχείριση συγκεκριμένων υποθέσεων, δηλώνοντας στη διοίκηση της Εταιρείας το κώλυμα του, εφόσον συντρέχει περίπτωση σύγκρουσης συμφερόντων.

 Ο ΥΠΠΑ έχει τις εξής αρμοδιότητες: (α) παρέχει τις κατάλληλες πληροφορίες σχετικά με τη δυνατότητα υποβολής αναφοράς και κοινοποιεί τις σχετικές πληροφορίες σε εμφανές σημείο, (β) παραλαμβάνει τις αναφορές που εμπίπτουν στο πεδίο εφαρμογής της παρούσας (γ) βεβαιώνει την παραλαβή της αναφοράς στον αναφέροντα εντός προθεσμίας επτά (7) εργάσιμων ημερών από την ημέρα παραλαβής, (δ) προβαίνει στις απαραίτητες ενέργειες, προκειμένου να επιληφθούν της αναφοράς τα αρμόδια όργανα ή περατώνει τη διαδικασία, με την αρχειοθέτηση της αναφοράς, αν είναι ακατάληπτη και ανεπίδεκτη εκτιμήσεως ή υποβάλλεται κακόβουλα ή καταχρηστικά ή δεν περιέχει περιστατικά τα οποία να στοιχειοθετούν παραβίαση του ενωσιακού δικαίου ή δεν συντρέχουν σοβαρές ενδείξεις για τέτοια παραβίαση και κοινοποιεί τη σχετική απόφαση στον αναφέροντα, ο οποίος αν θεωρεί ότι δεν αντιμετωπίστηκε αποτελεσματικά, δύναται να την επανυποβάλλει στην Εθνική Αρχή Διαφάνειας, (ε) διασφαλίζει την προστασία της εμπιστευτικότητας της ταυτότητας του αναφέροντος και κάθε τρίτου που κατονομάζεται στην αναφορά, εμποδίζοντας την πρόσβαση σε αυτή σε μη εξουσιοδοτημένα πρόσωπα, (στ) παρακολουθεί την αναφορά και διατηρεί επικοινωνία με τον αναφέροντα και, εφόσον απαιτείται, ζητά περαιτέρω πληροφορίες από αυτόν, (ζ) παρέχει ενημέρωση στον αναφέροντα για τις ενέργειες που αναλαμβάνονται μέσα σε εύλογο χρονικό διάστημα, το οποίο δεν υπερβαίνει τους τρεις (3) μήνες από τη βεβαίωση παραλαβής, ή αν δεν έχει αποσταλεί βεβαίωση στον αναφέροντα, τους τρεις (3) μήνες από το πέρας των επτά (7) εργάσιμων ημερών από την υποβολή της αναφοράς, (η) παρέχει σαφείς και εύκολα προσβάσιμες πληροφορίες για τις διαδικασίες υπό τις οποίες οι αναφορές μπορούν να υποβληθούν στην Ε.Α.Δ. και, κατά περίπτωση, σε δημόσιους φορείς ή θεσμικά και λοιπά όργανα ή οργανισμούς της Ευρωπαϊκής Ένωσης, και (θ) σχεδιάζει και συντονίζει επιμορφωτικές δράσεις σχετικά με τη δεοντολογία και την ακεραιότητα, συμμετέχει στη χάραξη εσωτερικών πολιτικών για την ενίσχυση της ακεραιότητας και της διαφάνειας στην Εταιρεία.

6. ΔΙΑΔΙΚΑΣΙΑ ΥΠΟΒΟΛΗΣ ΑΝΑΦΟΡΑΣ

Κάθε ενδιαφερόμενος μπορεί να υποβάλει την αναφορά στον Υπεύθυνο Παραλαβής και Παρακολούθησης Αναφορών (ΥΠΠΑ) με τους εξής τέσσερις τρόπους:

1.Εγγράφως: επώνυμα μέσω της αποστολής μηνύματος ηλεκτρονικού ταχυδρομείου στην διεύθυνση: compliance@oceanic.com.gr

2.Εγγράφως: επώνυμα  ή ανώνυμα μέσω αποστολής ταχυδρομικής επιστολής υπόψη Υπευθύνου Υ.Π.Π.Α. στην διεύθυνση της Εταιρείας.

3.Εγγράφως, επώνυμα ή ανώνυμα στην ηλεκτρονική πλατφόρμα που λειτουργεί στον διαδικτυακό μας τόπο www.oceanicsecurity.gr

Προφορικώς, είτε μέσω τηλεφώνου, είτε κλείνοντας προσωπικό ραντεβού με τον Υ.Π.Π.Α. Κατόπιν αιτιολογημένης αίτησης του αναφέροντος, η αναφορά μπορεί να υποβληθεί και μέσω προσωπικής συνάντησής του με τον ΥΠΠΑ, σε χώρο εκτός Εταιρείας, εντός ευλόγου χρόνου από την υποβολή της σχετικής αίτησης. Ο αναφέρων δικαιούται, κατ’ απόλυτη επιλογή του και ανεξαρτήτως του τρόπου υποβολής, να αναφερθεί ανώνυμα ή επώνυμα (χωρίς ωστόσο να απολύει την προστασία της εμπιστευτικότητας των στοιχείων του). Κάθε αναφορά, σε περίπτωση αμφιβολίας, θα θεωρείται ανώνυμη.

7.ΠΕΡΙΕΧΟΜΕΝΟ ΑΝΑΦΟΡΑΣ

H εκάστοτε αναφορά του παραπτώματος θα πρέπει να γίνεται με καλή πίστη και χωρίς καθυστέρηση, μόλις γίνει αντιληπτό από τον αναφέροντα το καταγγελλόμενο περιστατικό. Η αναφορά θα πρέπει να είναι σαφής, ορισμένη και να περιέχει όσο το δυνατόν περισσότερες πληροφορίες και λεπτομέρειες, προκειμένου να καταστεί ευκολότερη η διερεύνησή της. Θα πρέπει να περιλαμβάνει τουλάχιστον τα στοιχεία του ατόμου (ή των ατόμων) το οποίο πιθανόν να υπέπεσε σε κάποιο παράπτωμα ή παρατυπία, και άλλα χρήσιμα στοιχεία για την ταυτοποίηση του,  την ημερομηνία ή τη χρονική περίοδο και τον τόπο όπου έλαβε χώρα το καταγγελόμενο περιστατικό, το είδος του παραπτώματος (κατά την κρίση του αναφέροντος) και όσο το δυνατόν πιο αναλυτική περιγραφή του. Προσωπικά δεδομένα (και ιδίως ευαίσθητα δεδομένα) και γενικότερα πληροφορίες που είναι άσχετες με το περιστατικό και δεν εξυπηρετούν τη διερεύνηση και αντιμετώπιση του ζητήματος, δεν πρέπει να περιλαμβάνονται στην αναφορά, εάν δε περιληφθούν, διαγράφονται από τον ΥΠΠΑ.

Η αναφορά μπορεί να είναι ανώνυμη αλλά η υποβολή επώνυμης αναφοράς (για την οποία θα τηρούνται οι προϋποθέσεις εμπιστευτικότητας) ενθαρρύνεται διότι με τον τρόπο αυτό επιτυγχάνεται ευχερέστερα η αξιολόγηση της αξιοπιστίας του περιεχομένου της αναφοράς, η καλοπιστία του αναφέροντος ως προς τα κίνητρά του για την υποβολή της αναφοράς, ενώ είναι πιο άμεση και η επικοινωνία με τον αναφέροντα για την παροχή περαιτέρω διευκρινήσεων και πληροφοριών αλλά και για την ενημέρωσή του για την πορεία και την έκβαση της αναφοράς του.

8.ΔΙΑΔΙΚΑΣΙΑ ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΗΣ ΑΝΑΦΟΡΑΣ 

Όλες οι αναφορές ανεξαρτήτως του τρόπου παραλαβής, εξετάζονται ενδελεχώς, με πνεύμα απόλυτης εχεμύθειας και εμπιστευτικότητας, με δέουσα επιμέλεια, αμερόληπτη κρίση και αντικειμενικότητα. Ο αναφέρων ενημερώνεται ότι παραλήφθηκε η αναφορά του. Με την παραλαβή της  αναφοράς από τον ΥΠΠΑ ενημερώνεται ο νόμιμος εκπρόσωπος της Εταιρείας και συστήνεται τριμελής ad hoc Επιτροπή Διαχείρισης και Αξιολόγησης Αναφοράς, η οποία αποτελείται από έναν διευθυντικό στέλεχος (κατά προτίμηση σχετικό με το τμήμα, όπου εντοπίζεται η παράβαση), τον ΥΠΠΑ και ένα μέλος που ορίζει ο Διευθύνων Σύμβουλος. Στη Επιτροπή Διαχείρισης και Αξιολόγησης  Αναφοράς δεν συμμετέχει πρόσωπο που κατονομάζεται στην αναφορά είτε ως υπαίτιος, είτε ως συνεργός, είτε ως μάρτυρας. Μετά την παραλαβή της αναφοράς η Επιτροπή Διαχείρισης και Αξιολόγησης  Αναφορών είναι αρμόδια να διενεργεί διεξοδικούς ελέγχους ώστε να είναι σε θέση να αξιολογήσει την ακρίβεια των ισχυρισμών που περιλαμβάνονται στην εκάστοτε αναφορά.  Για την διερεύνηση της αναφοράς η Επιτροπή Διαχείρισης και Αξιολόγησης Αναφορών μπορεί να προβαίνει σε συνεντεύξεις ή να διενεργεί αυτοψία, για να μπορέσει να συγκεντρώσει τις απαιτούμενες πληροφορίες, να αναθέτει σε ειδικούς συμβούλους τη διερεύνηση συγκεκριμένων πτυχών της αναφοράς ( π.χ. νομικούς συμβούλους, οικονομολόγους κ.λ.π.). Η Επιτροπή Αξιολόγησης Αναφορών εξετάζει με διακριτικότητα και εχεμύθεια τα καταγγελόμενα περιστατικά, χωρίς να λαμβάνει γνώση της ταυτότητας του αναφέροντος. Η πρόσβαση τρίτων στα στοιχεία της αναφοράς είναι περιορισμένη, ήτοι η αναφορά και τα κρίσιμα γεγονότα που παρουσιάζει γνωστοποιούνται στον απαιτούμενο βαθμό και μόνο στα πρόσωπα που κρίνονται απαραίτητα για τη διεξαγωγή της έρευνας, τα οποία δεσμεύονται προηγουμένως, και εκ των καθηκόντων τους, να τηρούν τους κανόνες εχεμύθειας και εμπιστευτικότητας. Οι συμμετέχοντες καθ’ οιονδήποτε τρόπο στην έρευνα (άλλοι εργαζόμενοι που καλούνται να συμβάλουν λόγω της θέσης, των καθηκόντων και των γνώσεων τους) οφείλουν να συνεργάζονται αρμονικά και ουσιαστικά με σκοπό την επίλυση του καταγγελθέντος περιστατικού.

Καθ όλο το στάδιο διερεύνησης της διαφοράς η Επιτροπή Αξιολόγησης Αναφορών πρέπει να διασφαλίζει τη νομιμότητα της διαδικασίας. Με βάση τα αποτελέσματα που προκύπτουν μετά το πέρας της διερεύνησης η  Ειδική Επιτροπή Διαχείρισης και Αξιολόγησης μπορεί να κρίνει ότι:

Α. Η αναφορά είναι προδήλως αβάσιμη ή αόριστη, οπότε δεν χρήζει περαιτέρω διερεύνησης. Στην περίπτωση αυτή η αναφορά τίθεται στο αρχείο. Ο αναφέρων ενημερώνεται για την αρχειοθέτηση της αναφοράς.

Β. Η αναφορά αφορά σε συμπεριφορές που εμπίπτει στο πεδίο εφαρμογής της Πολιτικής Whistleblowing της Εταιρείας, οπότε προτείνεται η λήψη των κατάλληλων εσωτερικών διορθωτικών μέτρων ή να λάβουν χώρα οι νόμιμες ενέργειες προς τις αρμόδιες αρχές. Τα μέτρα μπορούν να περιλαμβάνουν (ενδεικτικά και όχι περιοριστικά): (α) επιπλέον εκπαίδευση εργαζομένων και συνεργατών, (β) εγκαθίδρυση νέων δικλίδων εσωτερικού ελέγχου, (γ) τροποποιήσεις σε υπάρχουσες πολιτικές και διαδικασίες, (δ) πειθαρχικές κυρώσεις συμπεριλαμβανομένης και της οριστικής απομάκρυνσης/ απόλυσης, (ε) δικαστικές ενέργειες.

Γ. Τα αποτελέσματα δεν είναι επαρκή. Σε αυτή την περίπτωση η Επιτροπή  Διαχείρισης και Αξιολόγησης προτείνει περαιτέρω διερεύνηση της αναφοράς.

Οι αποφάσεις της Επιτροπής Αξιολόγησης Αναφορών σχετικά με το εάν θα διερευνηθεί περαιτέρω η βασιμότητα μιας αναφοράς ή όχι καταγράφονται στα πρακτικά των συνεδριάσεών της.

9.ΟΛΟΚΛΗΡΩΣΗ ΔΙΑΔΙΚΑΣΙΑΣ ΑΞΙΟΛΟΓΗΣΗΣ ΑΝΑΦΟΡΑΣ- ΚΟΙΝΟΠΟΙΗΣΗ ΑΠΟΦΑΣΗΣ. 

Η Επιτροπή Διαχείρισης και Αξιολόγησης Αναφοράς μετά την ολοκλήρωση της διερεύνησης υποχρεούται να προβεί στις εξής ενέργειες:

1. Να συντάξει το πόρισμα της απόφασης.
2. Να αποστείλει το πόρισμα προς τη Διοίκηση.
3. Να υποβάλλει προτάσεις και διορθωτικές ενέργειες, στο μέτρο που αυτό είναι εφικτό.
4. Να εξετάζει την αναγκαιότητα ενημέρωσης της Εθνικής Αρχής Διαφάνειας ή άλλης αρμόδιας εποπτικής αρχής (εφόσον δεν έχει ήδη πραγματοποιηθεί η σχετική ενημέρωση από τον Υ.Π.Π.Α.)
5. Να ενημερώσει τον Υ.Π.Π.Α. για τις ενέργειες που αναλαμβάνονται προκειμένου ο τελευταίος να ενημερώσει τον αναφέροντα σε σχέση με την πορεία και την έκβαση της αναφοράς.

Στην περίπτωση που η Διοίκηση της Εταιρείας αποφασίσει ότι πρέπει να προβεί σε περαιτέρω νομικές ενέργειες, αυτές ανατίθεται σε νομικό συνεργάτη της Εταιρείας. Στην περίπτωση αυτή, η Επιτροπή Αξιολόγησης Αναφορών παρακολουθεί την πορεία της υπόθεσης και ενημερώνει τον αναφέροντα.

10.ΜΗΤΡΩΟ ΑΝΑΦΟΡΩΝ

Ο Υ.Π.Π.Α. τηρεί απόρρητο μητρώο με τις υποβληθείσες αναφορές και αρχείο με τα σχετικά έγγραφα. Το μητρώο και το σχετικό αρχείο τηρείται για πέντε (5) έτη, εφόσον δεν συντρέχουν άλλοι νόμιμοι λόγοι για τη διατήρηση τους και σύμφωνα με τις λοιπές πολιτικές της Εταιρείας. Σε κάθε περίπτωση οι αναφορές αποθηκεύονται για εύλογο και αναγκαίο χρονικό διάστημα, προκειμένου να είναι ανακτήσιμες και να τηρηθούν οι απαιτήσεις του νόμου και πάντως μέχρι την ολοκλήρωση κάθε έρευνας ή δικαστικής διαδικασίας που έχει εκκινήσει ως συνέπεια της αναφοράς σε βάρος του αναφερομένου, του αναφέροντος ή τρίτων προσώπων.

11.ΠΡΟΣΩΠΙΚΑ ΔΕΔΟΜΕΝΑ 

Κάθε επεξεργασία προσωπικών δεδομένων υπό την παρούσα Πολιτική πραγματοποιείται σύμφωνα με την εθνική και ευρωπαϊκή νομοθεσία για τα προσωπικά δεδομένα.  Η Εταιρεία επεξεργάζεται τα προσωπικά δεδομένα του αναφέροντος και του αναφερόμενου με μοναδικό σκοπό την πρόληψη και διερεύνηση παρανόμων και παρατύπων συμπεριφορών. Κάθε επεξεργασία προσωπικών δεδομένων που σχετίζονται με την παρούσα Πολιτική, συμπεριλαμβανομένης της ανταλλαγής ή της διαβίβασης από τις αρμόδιες αρχές, πραγματοποιείται σύμφωνα με την εθνική και ευρωπαϊκή νομοθεσία προστασίας προσωπικών δεδομένων περιλαμβανομένων τυχόν ειδικότερων νομοθετικών προβλέψεων και την πολιτική προστασίας προσωπικών δεδομένων της Εταιρείας, η οποία οφείλει να λαμβάνει όλα τα απαραίτητα τεχνικά και οργανωτικά μέτρα για την προστασία τους. Τα προσωπικά δεδομένα των εμπλεκομένων προσώπων προστατεύονται και υπόκεινται σε επεξεργασία αποκλειστικά και μόνο σε σχέση με την εκάστοτε αναφορά και με μόνο σκοπό να εξακριβωθεί η βασιμότητα ή μη της αναφοράς και να διερευνηθεί το συγκεκριμένο περιστατικό, δηλαδή η επεξεργασία περιορίζεται μόνο στα πλαίσια εφαρμογής των διατάξεων του Ν.4990/2022. Προσωπικά δεδομένα που δεν σχετίζονται άμεσα με την αναφορά ή είναι υπερβολικά δεν συλλέγονται ή αν έχουν συλλεχθεί τυχαία, διαγράφονται χωρίς καθυστέρηση. Ευαίσθητα προσωπικά δεδομένα δεν λαμβάνονται υπόψη και διαγράφονται άμεσα, εκτός εάν η επεξεργασία τους είναι απολύτως αναγκαία για το αντικείμενο της αναφοράς και της έρευνας. Πρόσβαση στα δεδομένα που περιλαμβάνονται στις αναφορές (πλην φυσικά της ταυτότητας του αναφέροντος) μπορούν να έχουν μόνο όσοι εμπλέκονται στη διαχείριση και διερεύνηση του περιστατικού. Η Εταιρεία, ως υπεύθυνος επεξεργασίας και κατά παρέκκλιση των σχετικών διατάξεων του Γενικού Κανονισμού Προστασίας Δεδομένων, δεν παρέχει ενημέρωση για την επεξεργασία των προσωπικών δεδομένων στον αναφερόμενο και σε κάθε τρίτο πρόσωπο υπό την ιδιότητά του ως υποκειμένου των δεδομένων, που κατονομάζεται στην αναφορά ή τα προσωπικά δεδομένα που προέκυψαν κατά τη διερεύνηση της, για όσο χρονικό διάστημα απαιτείται και εφόσον κριθεί αναγκαίο για τον σκοπό της πρόληψης και της αντιμετώπισης προσπαθειών παρεμπόδισης της αναφοράς, παρακώλυσης, ματαίωσης ή καθυστέρησης της διερεύνησης ή των λαμβανόμενων μέτρων καθώς και για την προστασία των εμπλεκομένων έναντι αντιποίνων.

12.ΠΟΙΝΙΚΕΣ ΚΥΡΩΣΕΙΣ

Ο νόμος προβλέπει ποινή φυλάκισης και χρηματική ποινή για πρόσωπα που διαπράττουν τις ακόλουθες πράξεις:

(α) παρεμποδίζουν ή αποπειρώνται να παρεμποδίσουν την υποβολή αναφοράς,

 (β) προβαίνουν σε αντίποινα ή κινούν κακόβουλες διαδικασίες σε βάρος των αναφερόντων και

(γ) παραβιάζουν την υποχρέωση τήρησης του εμπιστευτικού χαρακτήρα της ταυτότητας των αναφερόντων.

Με ποινή φυλάκισης τουλάχιστον δύο ετών και χρηματική ποινή τιμωρούνται τα πρόσωπα τα οποία εν γνώσει τους προέβησαν σε ψευδείς αναφορές ή ψευδείς δημόσιες αποκαλύψεις. Στην περίπτωση που κάποια από τις παραβάσεις τελέστηκε, προς όφελος ή για λογαριασμό νομικού προσώπου, επιβάλλεται σε αυτό διοικητικό πρόστιμο, το ύψος του οποίου δεν μπορεί να είναι μικρότερο από δέκα χιλιάδες (10.000) ευρώ και μεγαλύτερο από πεντακόσιες χιλιάδες (500.000) ευρώ.

13.ΕΝΗΜΕΡΩΣΗ

Ο Υ.Π.Π.Α. διασφαλίζει ότι όλοι οι εργαζόμενοι της Εταιρείας ενημερώνονται σχετικά με το περιεχόμενο της παρούσας Πολιτικής. Η παρούσα Πολιτική είναι προσβάσιμη σε κάθε τρίτον, στην επίσημη ιστοσελίδα της Εταιρείας (www.oceanicsecurity.gr). Η δυνατότητα υποβολής των αναφορών θα είναι εύκολα εντοπίσιμη (πλατφόρμα, τηλέφωνο, ηλεκτρονική διεύθυνση κ.λπ) και η  διαδικασία υποβολής θα είναι εύκολη στη χρήση, παρέχοντας απλές και εύκολες οδηγίες στους δυνητικούς αναφέροντες.

14.ΤΡΟΠΟΠΟΙΗΣΕΙΣ – ΑΝΑΘΕΩΡΗΣΕΙΣ

Η παρούσα πολιτική υπόκειται σε διαρκή αξιολόγηση της λειτουργικότητας της (ιδίως κατόπιν κάθε βάσιμης αναφοράς) και, εφόσον κριθεί αναγκαίο, θα προσαρμόζεται στις απαιτήσεις των νέων συνθηκών. Η Εταιρεία διατηρεί το δικαίωμα να αναθεωρεί την παρούσα Πολιτική προκειμένου να ανταποκρίνεται στις εξελισσόμενες ανάγκες και να συμμορφώνεται πάντα με τις ισχύουσες νομοθετικές και κανονιστικές διατάξεις. Κάθε νέα έκδοση θα αντικαθιστά και θα καταργεί την προηγούμενη.

Υπεύθυνος Παραλαβής και Παρακολούθησης Αναφορών (ΥΠΠΑ) έχει οριστεί ο Φίλιππος Πάκος και μπορείτε να επικοινωνήσετε μαζί του και να υποβάλετε την αναφορά σας με τους εξής τρόπους:

1. Στο τηλέφωνο 2102532572
2. Με επιστολή, στη διεύθυνση Σμύρνης 26, Νέα Φιλαδέλφεια με την ένδειξη στον φάκελο «ΕΜΠΙΣΤΕΥΤΙΚΗ ΑΝΑΦΟΡΑ ΠΡΟΣ ΥΠΠΑ ΟCEANIC SECURITY»
3. Με email στη διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου mailto:philippos.pakos@hellecon.com  με θέμα του email      «ΕΜΠΙΣΤΕΥΤΙΚΗ ΑΝΑΦΟΡΑ ΠΡΟΣ ΥΠΠΑ ΟCEANIC SECURITY»
4. Μέσω διαδικτυακής εφαρμογής στην ηλεκτρονική διεύθυνση:. www.oceanicsecurity.gr